[我流]Beckyの使い方
こんなに長く愛し続けたアプリケーションは他にはなかったと思います。
私自身もGmailは個人アカウントでは使ってます。（GoogleAppsですが。）
確かにGmailはメールをタグという概念で整理するようにしており非常に便利ですが、
やっぱり
- 自社管理外のサーバに置いておくこと
- 有料版がわりと高いこと
- 拡張が難しいこと
やっぱりフォルダ管理という事に限界が訪れメールの読み忘れなどが発生してしまい。
フォルダ分けルールが酷い状態になっていました。
有料ソフトではありますが、買い切りなので非常に安いと思います。一生ものです。
ボリュームライセンスですが、100ライセンスで10万円程度です。（たしか）
そこで、自分なりに整理をしてみました。ちょっと恥ずかしいけどこんな感じ。
自分へのメモ、社内共有用として詳しく書いておきます。
１．フォルダは極力少なく、入るメールの件数は均等になるようにする
むやみやたらに、宛先や送信元で分けてしまうなどするとプロジェクトが増えたり、掛け持ちしたりすると使わないフォルダ、使うフォルダができてしまうので無駄なフォルダができてしまいます。フォルダは極力シンプルにします。
加えてフォルダに入っていく分量ができるだけ均一にするのがコツかと思います。
私が分けているフォルダは下記のようになります。
- マイフォルダ･･･自分のメインのフォルダ・普段使いのフォルダ
- メーリングリスト･･･そのまま、あらゆるメーリングリスト
- wiki･･･社内wiki更新時の差分通知メール
- サーバ･･･サーバ関係の通知メール
- HR･･･採用系のメール
- メディア･･･自社メディアのメール
- 営業報告･･･営業報告のメール
- 業務日報･･･作業日報
- BTS･･･社内のバグトラッキングシステムなどのタスク共有系
- ダイレクトメール･･･DM
- アーカイブ･･･フォルダにメールが増えすぎると検索効率が下がるので古いものはここへ
- スパムメール･･･DMより酷いメール（一応サーバ側でスパム処理はしてますが）
大体こんな感じでフォルダ分けをします。
２．クエリ保存機能を使う
フォルダで分けるといろいろなフォルダにまたがりチェックが大変なので基本的にはマイフォルダの中でタグ感覚で検索結果を保存します。
- 自分宛･･･Toが自分宛のメール（Toが自部宛かつ検索効率を上げるため50日以内）
- 未読･･･自分宛で未読のメール
- 要作業･･･フラグを立てたメール
- (以降は自分の好きなように。アクティブプロジェクトの検索結果など、特定人物からのメールなど旬なフォルダ代わりに)
- ･･･
- ･･･
上記のように検索結果を保存する。「最近」**日以内というのが検索効率を上げるポイントです。
３．未読がないようにする工夫
あまり関係がないプロジェクトだったりするとつい未読のままになっていて未読慣れを起こしてしまい、重要なメールも未読のままになったりしてしまいます。
そこでBeckyではあえて未読でもいいフォルダは、「未読であっても無視する」という機能があります。割り切ってしまうことで未読件数を（件数はみえるが）ハイライトせずに表示してくれるようになります。
方法：フォルダで「右クリック」→「プロパティ」
４．後でやることにはフラグを振ってタスク管理
返信や作業・後で詳しく読むものに関してはフラグをつけます。フラグがついている箇所でダブルクリックをすると消えたりついたりまします。
クエリ保存でフラグがついているもののみ表示させるようにすると下記のように表示されます。
これでタスク管理はOK。タスクが終わればフラグを消して終わり。
期限などを設けたい場合にはBecky新機能のタスク管理で管理すればよい。（あんまり使わないけど。）
５．テンプレートの作成
これはわりと皆さんがやっているとは思いますが、「ファイル」→「テンプレートの･･･」から変更可能です。
返信時に自動的に挿入されます。
６．フィルタリングマネージャでフォルダ振り分けルールを作成
うまく振り分けられないなどということがないように細かく設定を確認して誤フィルタリングを無くすように真剣に悩みましょう。過去のメールなども受信箱に戻し再振り分けなどで調整する事が非常に重要です。
後はポイントとして頻繁にフィルタの追加をしなくてはいけないようなフォルダになっていると、フィルタリング設定がおろそかになるのでフィルタリング設定は極力シンプルを心がけましょう。
という事でもう少しありそうですが本日は疲れたのでこのくらいで。
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プロフィール
株式会社サイブリッジ 取締役副社長濱田 優貴1983年千葉県船橋市出身。東京理科大学理工学部経営工学科入学。
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